Проведение торжественных мероприятий

Организация торжественного мероприятия — дело достаточно сложное, но вместе с тем и увлекательное. От организаторов требуется умение сплотить всех приглашенных, сколько бы много их ни было. Торжественное мероприятие существенно отличается от семейной вечеринки или загородного пикника одноклассников. Сплотить каким-то одним эмоциональным порывом 20 человек и 200 — это большая разница. Организацию торжественного массового праздника можно доверить только такому человеку, который обладает соответствующим потенциалом и энергетикой. Однако успех мероприятия во многом объясняется не только особой энергетикой общественников, но и умением грамотно спланировать подготовительные мероприятия.

План торжества

Вечеринки  с коллегами

Подготовку торжественного мероприятия поручают, как правило, ответственному человеку. Это может быть секретарь, помощник руководителя или же менеджер по работе с персоналом. Разумеется, при этом должны быть учтены личностные особенности ответственного за мероприятие и его готовность тратить какую-то часть своего личного времени.

Поскольку торжественное мероприятие является поводом привлечения инвесторов и партнеров, то к каким событиям надо готовиться тщательно. Задача усложняется, если торжественное мероприятие планируется не в рамках компании, а за ее пределами. Например, в последнее время популярны торжественные мероприятия в роскошных банкетных залах известных ресторанов.

При составлении плана организации торжества надо учитывать характер помещения, в котором оно будет происходить, и множество других практичных нюансов.

Поэтому организация торжественного мероприятия по большому счету делится на два этапа:

  • подготовка торжества;
  • проведение торжества.

Приступая к составлению плана, следует уяснить цель проведения мероприятия. Если задачей торжества является итоговый банкет или загородный пикник, то план мероприятия должен быть сориентирован на работу выездного ресторана. Если же целью мероприятия руководство считает построение корпоративной индивидуальный культуры, то необходимо не просто уютное помещение для этого, но и особый сценарий, способный увлечь всех присутствующих решением какой-либо одной творческой задачи.

План мероприятия зависит от бюджета и множество технических задач, но можно выделить его основные этапы:

  • составление списка приглашенных;
  • определение места торжества;
  • составление меню с учетом контингента (меню может быть рассчитано на мужскую или женскую компанию, оно также она должно учитывать присутствие детей на празднике);
  • оформление зала;
  • техническое обеспечение.

В особых случаях руководство заинтересовано в том, чтобы торжество было освещено в средствах массовой информации. В этом случае приглашаются также журналисты.

Встреча гостей по этикету

Проведение торжественных мероприятий c коллегами

Существует многолетняя практика приема гостей по этикету. Общегражданский этикет предполагает заблаговременную рассылку пригласительных билетов на праздник. Считается проявлением вежливости, если будущий гость ответит благодарностью за приглашение. В том случае, если гость по каким-либо причинам не может принять приглашение, он должен, согласно существующим современным правилам общегражданского этикета, уведомить хозяев о своем отказе от приглашения. Это позволит высвободить лишние бюджетные средства и организовать сценарий в соответствии с нужным количеством гостей.

В обязанности хозяина входит формирование приятной атмосферы для каждого приглашенного. Для этого существует целая наука, которая называется этикет за столом. Подобно тому, как закуски и главное блюдо располагаются на столе в определенном порядке, так и хозяева рассаживают своих гостей с учетом общих интересов. Комфорт каждого отдельно взятого гостя зависит от того, как грамотно их рассадили за столом.

Согласно общепринятым правилам, гостей нужно представлять друг другу. Мужчину представляют женщине, причиненного — начальнику, младшего — старшему. Формальное представление друг другу на вечеринке может стать поводом для будущего личного или делового знакомства.

Во время проведения развлекательных мероприятий после обеденной церемонии организаторы должны успеть уделить внимание каждому гостю, чтобы никто не чувствовал себя обделенным.

В обязанности организатора входит также доставка гостей. Если торжественное мероприятие проходит где-то в дорогом ресторане, следует заранее побеспокоиться о местах для парковки. Высшим шиком считается, если принимающая сторона подготовила собственный транспорт для того, чтобы развести гостей после праздника.

Иногда торжественное мероприятие предполагает наличие шутливых конкурсов и заданий с обязательным вручением призов. По правилам приема гостей, маленький подарок должен достаться каждому гостю. Обычно это предусматривается организационным комитетом и закладывается в бюджет.

В любом случае организаторы должны помнить, что застольный этикет является важнейшей стороной профессионального поведения. Требования к проведению торжества могут быть разные, но среди них общим является уважительное и доброжелательное отношение к каждому гостю.

Передайте инициативу профессионалам

Вечеринки и торжество

Для того, чтобы не попасть впросак с проведением торжественного мероприятия, уместно пригласить профессионалов. План мероприятия может учитывать множество технических, финансовых и эмоциональных нюансов. В случае, если к организации мероприятия привлекаются профессионалы, руководству останется лишь озвучить свои требования и проследить за их выполнением.

Специалисты, занимающиеся профессионально организацией праздников, обладают должным реквизитом и соответствующей материальной базой. То есть, Вашему мероприятию будут обеспечены и воздушные шары, и надувные цветы, и завораживающая подсветка по всему контуру сцены или зала. Кроме того, специалисты могут сами предложить несколько вариантов пригласительных на праздник.

Привлечение специалистов к организации мероприятия говорит об уважительном отношении руководства к коллективу.